Kumpulan Soal Latihan Menangani Surat/Dokumen

Ini adalah soal-soal yang saya dapat selama dikelas II SMK, jika ingin mencari sesuatu , dimohon kesabarannya dalam membaca artikel ini. Saya anjurkan untuk membuka dan membaca blog ini melalui PC Anda.

Kumpulan Soal Latihan Menangani Surat/Dokumen

1.    Sebutkan ciri-ciri surat penting yang diterima dikantor beserta penjelasannya.!

Ciri-ciri surat penting yang diterima dikantor , yaitu :

·     Penutup surat berisi kalimat harapan agar cepat mendapat balasan, misalnya : kami harap Saudara cepat menanggapi surat permohonan kami

·         Perlu ditindak lanjuti , misalnya untuk menanggapi surat pengaduan

·         Jika hilang perlu dicari gantinya , misalnya hilangnya surat perjanjian

·     Jika terlambat diproses akan merugikan organisasi/perusahaan, misalnya tentang surat permintaan kerjasama yang lama dikonfirmasi

·   Informasi yang dibutuhkan perusahaan/kantor ada didalam surat tersebut.

2.    Sebutkan yang perlu diteliti pada saat pembukaan surat.!

Yang perlu diteliti pada saat pembukaan surat , yaitu :

·    Perlu mengetahui seberapa penting surat yang diterima, apakah surat tersebut  termasuk surat biasa, penting, sangat penting(segera/rahasia)

·         Perlu mengetahui pengirim surat

3.    Sebutkan proses pendistribusian surat , jika pimpinan sedang melaksanakan tugas diluar kantor.!

Proses pendistribusian surat , jika pimpinan sedang melaksanakan tugas diluar kantor,yaitu :

·   Persiapkan hal yang berhubungan dengan surat , jika atasan sewaktu-waktu menelepon menanyakan keadaan kantor , Anda dapat segera memberi tahu informasi itu.

·  Bila atasan tidak menelepon, maka kirimkan surat melalui jasa pengiriman surat

·  Jika pimpinan melaksanakan tugas diluar kantor, kirimkan salinan surat yang memerlukan perhatian

·  Jika pimpinan sedang berlibur , simpan dan pisahkan antara surat laporan dan surat biasa.

4.    Hal-hal yang perlu diperhatikan staf administrasi kantor/sekretaris ketika membaca surat, yaitu :

·        Ada/tidaknya hubungan surat sekarang dengan surat sebelumnya yang tersimpan dalam arsip

·           Perlu tidaknya penyampaian ke bagian lain

·           Ada/ tidaknya lampiran pada surat yang dibaca

·           Ada/tidaknya tulisan tentang barang yang dikirim pada isi surat

5.  Hal yang perlu dilakukan oleh administrasi kantor/sekretaris agar pimpinan lebih mudah mengetahui surat penting/tidak, yaitu letakkan surat penting dibagian paling atas dan begitu juga sebaliknya

6.    Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman surat, yaitu :

·           Jenis surat

·           Informasi yang tercantum dalam surat

·           Tujuan/alamat surat

·           Jumlah/banyak surat

7.    Hal-hal yang harus dilakukan oleh staf administrasi kantor/sekretaris jika lampiran surat hilang adalah masukkan surat tersebut ke dalam golongan surat-surat yang memerlukan perhatian staf administrasi kantor/sekretaris.

8.   Cara mengeluarkan surat dari dalam amplop agar tidak sobek adalah ketuk-ketuk isi surat kearah bawah amplop, buka tutup amplop dengan alat pembuka surat

9.  Yang dilakukan sekretaris sebelum menyerahkan surat kepada pimpinan jika surat ada lampirannya yaitu menyatukan lampiran-lampiran dengan penjepit kertas

10.  Force Mayoure adalah kesalahan yang tak terduga dalam pengiriman barang

11.  Tuliskan contoh pengisian kolom indeks pada lembar disposisi

Perdagangan

Pesanan

12. Kolom unit pengolah dalam pengurusan surat dengan menggunakan  kartu kendali diisi oleh bagian/seksi/orang yang memproses atau menangani surat

13. Pada pengurusan surat keluar, kartu  kendali yang berwarna putih disimpan pada bagian pengarah surat

14. Kartu kendali warna merah setelah surat masuk  selesai diproses disimpan pada penata arsip

15. Kartu kendali warna merah sebelum surat masuk  selesai diproses disimpan pada bagian tata usaha unit pengolah

16.  Kartu kendali warna kuning setelah surat masuk  selesai diproses disimpan pada tata usaha unit pengolah

17. Kartu kendali kuning sebelum surat sebelum  selesai di proses disimpan di kotak kartu kendali

18. Lembar pengantar surat masuk rahasia 1  dan surat setelah surat diproses disimpan di tata usaha unit pengolah

19. Lembar pengantar surat masuk rahasia  2 setelah surat diproses disimpan di pengendali/penata surat

20.  Lembar pengantar surat biasa 1 setelah surat di proses disimpan di pengarah surat

21. Lembar pengantar surat 2 dan surat setelah surat selesai diproses di simpan di penata surat

22. Penanganan surat masuk dan keluar biasa dan rahasia pada sistem pola baru menggnaukan lembar pengantar surat

23. Buku yang digunakan secara khusus untuk pencatatan surat keluar disebut buku verbal

24. Buku yang digunakan untuk mencatat surat sebagai bukti pengiriman surat  disebut buku ekspedisi

25.  Apakah yang dimaksud dengan kartu kendali.?

Kartu kendali adalah lembar isian untuk pencatatan , penyimpanan dan penyampaian , sehingga bila dipergunakan dapat ditemukan kembali

26.  Apakah keuntungan menggunakan kartu kendali?

Keuntungan menggunakan kartu kendali, yaitu :

·           Lebih efisien

·   Dapat membedakan sifat surat (biasa , penting , rahasia) karena lembarannya berbeda

·           Menghilangkan pencatatan berulang

·           Mudah melacak lokasi surat yang sedang diproses

·           Memudahkan penyusunan arsip

·           Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

27.  Apakah yang dimaksud dengan buku ekspedisi intern?

Buku ekspedisi intern yaitu : buku catatan yang menunjukkan bukti dalam penyampaian surat didalam organisasi kepada pejabat/bagian lain

28.  Buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dalam satu buku disebut buku agenda berpasangan

29.  Buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dalam satu kolom disebut buku agenda tunggal

30. Menyertakan buku ekspedisi intern yang diparaf oleh sekretaris penerima surat  merupakan tugas penerima surat

31.  Lembar yang disediakan oleh agendaris untuk membubuhkan instruksi / informasi  dari pimpinan kepada pengolah disebut lembar disposisi

32.  Pada pengisian lembar ekspedisi, tanda terima diisi oleh pimpinan atau sekretaris atau orang yang ditunjuk pimpinan

33. Tugas dari pencatat surat dalam pengelolaan surat penting masuk , yaitu :

·           Membaca surat

·           Memeriksa lampiran-lampiran

·           Membubuhkan stempel agenda

·           Mencatat surat ke dalam buku agenda surat masuk

34. Yang dimaksud dengan :

a. Express Mail Next Day Service adalah …

pengiriman surat antar airport luar negeri atau dalam negeri yang akan tiba pada hari yang berikutnya saat surat dikirim di airport

b. Express Mail Same Day Service adalah …

pengiriman surat antar airport dalam negeri yang akan tiba pada hari yang sama saat surat dikirim di airport tujuan

35. Tata aliran surat penting keluar adalah

·           Memeriksa kelengkapan surat

·           Memeriksa keurgensian surat

·           Memilih cara pengiriman

36. 6 Langkah pengurusan surat masuk system buku agenda, yaitu :

·           Penerimaan surat

·           Penyortiran

·           Pencatatan surat

·           Pengarahan surat

·           Penyampaian surat

·           Penyimpanan surat

37. 12 Langkah pengurusan surat keluar buku agenda, yaitu :

·           Persiapan

·           Pembuatan konsep surat

·           Persetujuan konsep surat

·           Mengagendakan surat

·           Pengetikan konsep

·           Pemeriksaan konsep

·           Penandatanganan konsep

·           Pemberian cap dinas

·           Melipat surat

·           Penyimpulan surat

·           Pengiriman surat

·           Penyimpanan surat

38. 2 Fungsi lembar disposisi yaitu :

·        Untuk mengatur proses pengolahan surat yang selanjutnya menjadi alat pengendali lalu lintas persuratan

·         Sebagai sarana monitor dalam mekanisme persuratan

39. Macam-macam jenis tanda pelepas , yaitu :

·           Deponeren

·           ACC

·           File

40. Arti transaksi adalah kesepakatan saat proses jual beli